17 октября 2013

Массовое хранение документов

Массовое хранение документов



В связи с письмом от 18.07.2013 №ЕД-4-3/12909@, налоговая инспекция сообщает следующее.

В силу п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны в течении четырёх лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также же уплату (удержание) налогов.

Согласно п.п.1 п. 1 ст. 31 Кодекса налоговые органы в праве требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ) и проведение иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93 Кодекса).

При этом истребуемые документы представляются с учётом положения, предусмотренного п. 5 ст. 93 Кодекса, согласно которому налоговые органы не в праве истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных в последствии проверяемому лицу, а так же в случае, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Полагаем, что в целях обеспечения исполнения п.п. 8  п.1 ст. 23 Кодекса и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную ст. 126 Кодекса.

Одновременно сообщается, что согласно части 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течении сроков, установленных в соответствии правилами организациями государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В силу части 3 указанной статьи экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранение документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.